Kaikille kivat tietokoneet

Jussi Pullinen kirjoitti Helsingin Sanomissa artikkelin Duuniläppärin uudet vaatteet jossa hän kauniisti argumentoi paremman tietotekniikan puolesta. Artikkelissa esitellään ongelma siitä, miten monilla työpaikoilla käytetään vanhentuneita tietokoneita ja ohjelmia ja kuinka ne ovat jo niin ikääntyneitä että ilmaisillakin ohjelmilla pystyisi parempaan.

Harmittavan usean työpaikan tietotekniikan surullista tilaa todistaneena henkilönä voin sanoa, että Pullinen on tässä osassa artikkeliaan täysin oikeassa. Hänen esittelemänsä ongelma on täysin todellinen ja merkittävä ja törmään itsekin työssäni tähän usein. Monilla työpaikoilla tietotekniikka mielletään vain kulueräksi joka pyritään tietysti minimoimaan. Jos kerran vanha ohjelma ja tietokone toimivat, miksi niitä vaihtamaan? Tämä on harmittavan yleinen mentaliteetti. Vanhentuneet tietokoneet, ikivanhoilla ohjelmilla toimivat huonosti ja kömpelösti. Niiden käyttäjät joutuvat tekemään asiat hankalinta reittiä ja toimintavarmuus on heikkoa - niin kaatuilun kuin myös yhteensopivuuden kanssa.

Valitettavasti nykymaailmassa tietotekniikka ei ole enää vain menoero. Tietotekniikka on osa yrityksen operatiivista toimintaa ja varsin kriittinen osa. Mikään toimisto ei pyöri kunnolla ilman toimivaa tekniikkaa, yksinkertaisena esimerkkinä vaikkapa jos sähköposti ei kulje, ei tapahdu liiketoimintaakaan. Tekniikan on myös toimittava kunnolla. Jos työkalut ovat vanhanaikaisia ja hankalia, on niitä myös hidas ja hankala käyttää. Ostojen hinnassa säästetty raha karkaa heikentyneessä tuottavuudessa paljon nopeammin. Hidas tietokone voi pahimmillaan tarkoittaa kymmenien minuuttien työn menetetystä per työntekijä päivittäin. Vuositasolla puhutaan jo varsin merkittävistä menetyksistä. Ja eivät ne vanhat ohjelmatkaan välttämättä ole niin erityisen toimivia. Jos ikivanhalla Word 97:llä tehdyt tarjouspohjat näyttävät kivikautisilta, vaikuttaa yritys myös varsin kivikautiselta. Ja kivikautisuus on harvalla alalla etu.

Tähän asti olen ollut Pullisen kanssa samaa mieltä, mutta ratkaisujen ja syyllisten kohdissa Pullinen ajaa pahasti metsään. Ongelman lähteeksi Pullinen maalaa yritysten it-osastot, jotka ostavat aina samat laitteet eivätkä anna käyttäjien itse valita mitä käyttäisivät. Pullinen esittelee ratkaisuksi, että it-osastot antaisivat työntekijöiden itse valikoida haluamansa laitteet ja ohjelmat annetun budjetin varjolla. It-osastot tuskin ovat syyllisiä tilanteeseen. Harvan it-osaston päällikkö tahallaan pistää työntekijöille vanhentuneita ohjelmia ja järjestelmiä käyttöön. Heillä on budjetti jota on noudatettava ja se todennäköisemmin muodostuu syyksi vanhalle tekniikalle.

Ratkaisuksi Pullinen ehdottaa erikoista ratkaisua: että työntekijät saisivat itse valita haluamansa tekniikan. Itse it-asiantuntijana olisin täysin sinut sen kanssa ja osaisin ylläpitää koneeni itse. Mutta kokonaisen yrityksen tasolla tämä ehdotus olisi katastrofi.

Jos jokaisella käyttäjällä on erilaisia ohjelmia ja laitteita, on käyttäjien tukeminen käytännössä mahdotonta. Vain todella jättimäisellä yrityksellä on varaa ylläpitää it-osastoa joka voi tukea miljoonaa erilaista laitteistoa ja niihin vaadittavia ohjelmia. Jotkut käyttäjät saattavat olla kyvykkäitä tukemaan ja ylläpitämään itseään, mutta se ei valitettavasti ole kuin pieni osa käyttäjistä.

Lisäongelmia tuottaa eri ohjelmien yhteispeli, joka onkin todella vaihtelevaa. Kun yksi tuottaa dokumentteja Google Docsilla, toinen iWorkilla, kolmas Office 2010:llä, neljäs OpenOfficella, törmätään varmasti ongelmiin. Tiedostot eivät missään formaatissa siirry kivuttomasti ympäristöstä toiseen ja ongelmia ilmenee hyvin yksikertaistenkin asioiden kanssa. Kun siirrytään bisnes-ohjelmiin, on tilanne vielä pahempi: miten esimerkiksi yrityksen SAP-järjestelmästä saadaan dataa ulos kun sitä pitäisi pystyä lukemaan Excelillä, Numberssilla ja Calcilla? Ja pari tahtoo käyttää vielä iPadia.

Eikä edes mennä tällaisen sekalaitteiston tietoturvan ongelmiin. Niistä voisi kirjoittaa kokonaan oman artikkelinsa.

Sekalaista laitteistoa ratkotaan monilla tavoilla, yksinkertaisin ratkaisu on monesti kiertää koko ongelma ja hankkia sama laitteisto ja ohjelmisto kaikille. Tämä ratkaisu ei välttämättä ole kiva kaikkien mielestä, mutta tuottaa yleensä vähiten ongelmia kokonaisuutta tarkasteltaessa. Tukitoimet onnistuvat koska tiedetään mitä järjestelmiin on asennettu. Tietoturvaa voidaan hallita järkevästi. Ohjelmiksi voidaan valita sellaisia joiden yhteispelin tiedetään toimivan.

Pullisen ehdottamaa Villiä-IT:tä en siis itse suosittelisi, vaan lähtisin itse hieman eri suuntaan. Yrityksen on tehtävä kaksi asiaa: ensinnäkin it-resursseihin on annettava riittävä budjetti. Rahaa ei tarvitse kaataa sisään kottikärryillä ja luonnollisesti rajat on oltava olemassa. Mutta lisäksi yrityksen it-osaston vastuihin täytyy myös sisällyttää kehitysohjelma.

It-osastojen tehtävänä täytyy myös olla jonkinlainen ohjelma jolla selvitetään millaisia työkaluja yritys tarvitsee ja millaisia asioita niistä työkaluista tarvitaan. Ja sitten myös päivittää näitä työkaluja uusiin tarpeen mukaan. Kun it-päälliköt alaisineen pitävät huolen siitä, että yrityksen laitekanta ja ohjelmat ovat riittävän tuoreita ja pelaavat yhteen (JA että kantaa ja ohjelmia myös päivitetään kun tarve niin sanelee tai parempia tulee markkinoille) päästään eroon vanhentuneiden ja toimimattomien tietokoneiden ongelmista. Toki jos päivittäminen laiminlyödään, vanhenevat nämä standardiohjelmatkin ja myös päivityksiä tulisi tehdä säännöllisesti.

Tietysti näin törmätään tilanteeseen jossa joku joutuu käyttämään ohjelmaa josta ei pidä, mutta onko tämä todella ongelma? Yrityksen kannalta on ongelmallisempaa paapoa työntekijää josta ei ole kivaa käyttää Exceliä, kuin on taistella yrityksen satojen yhteensopimattomien järjestelmien dataa toimimaan yhteen. Valitettavasti töissä joutuu käyttämään työkaluja ja työkalujen täytyy olla sellaisia, että ne toimivat myös muiden työntekijöiden tekemien töiden kanssa.

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti

Jätä kommenttisi ja mielipiteesi. Debaatti on tervetullutta ja otan mielelläni vastaan eriävät mielipiteet. Jos huomaat asiavirheitä tai huteja teksteissäni, otan mielelläni vastaan huomautuksia. Haluan tietää jos jokin sanomani on suoraan väärin, sillä mielestäni on parempi saada osoitus virheellisyydestään ja korjata asia kuin jäädä tyhmäksi.

Sensurointia en harrasta muuten kuin roskapostin ja mainosten kanssa. Täydet asiattomuudet saavat olla aika asiattomia ennen kuin ne joutuvat poistolistalle, mutta jankkaaminen ja puhdas haukkuminen saattaa herättää poistovasaran päiväuniltaan.

Niin ja hengitäthän syvään ennen kommentointia. Yritetään pitää keskustelu asiallisena, yritetään ymmärtää miten mielipide-eroja voi olla ja yritetään olla alentumatta nimittelyyn ja lapsellisuuteen.