Yksi vähemmän tunnettuja ominaisuuksia Google Driven Android-sovelluksessa on mahdollisuus skannata dokumentteja, kuten kuitteja ja asiakirjoja PDF-muotoon. Drive-sovelluksen avulla esimerkiksi kuitit on helppo skannata talteen ja heittää fyysiset lappuset hiiteen.
Kuitti siis kuvataan käyttäen Google Drive-sovellusta ja puhelimen tai tabletin kameraa. Prosessi edellyttää älylaitetta missä on Android-käyttöjärjestelmä, kamera ja verkkoyhteys.
Muita asennuksia ei tarvita, mutta voimme asentaa myös muutaman extran. Drive on hieman Dropboxin tapainen pilvitallennussovellus ja sen voi asentaa myös tietokoneelle, jolloin puhelimella kuvatut kuitit löytyvät automaattisesti myös tietokoneelta.
Kuitti siis kuvataan käyttäen Google Drive-sovellusta ja puhelimen tai tabletin kameraa. Prosessi edellyttää älylaitetta missä on Android-käyttöjärjestelmä, kamera ja verkkoyhteys.
Asenna sovellus
Ensimmäisenä laitteeseen asennetaan Google Drive-sovellus. Sovellus tulee monien puhelinten mukana jo valmiina, muttei aina. Sovelluksen voi asentaa Googlen Play-kaupasta:
Muita asennuksia ei tarvita, mutta voimme asentaa myös muutaman extran. Drive on hieman Dropboxin tapainen pilvitallennussovellus ja sen voi asentaa myös tietokoneelle, jolloin puhelimella kuvatut kuitit löytyvät automaattisesti myös tietokoneelta.
Työpöytäsovelluksen lisäksi Driveä voi käyttää verkkoselaimen kautta:
Drive-sovelluksen käyttö edellyttää Google-tiliä.
Kuvaaminen
Google Drive-sovellus avataan puhelimessa. Löydät sen puhelimesi sovellusvalikosta nimellä Drive. Sovelluksen alalaidasta valitaan komento Scan.
Tämä avaa kuvaustilan. Rajaa haluttu dokumentti kuvattavan alueen sisälle niin että se näkyy kokonaan ja paina sinistä kuvausnappia. Hyvän kuittikuvan saat seuraavasti:
- Kuvattaessa pidä käsi vakaana.
- Ota kuva niin että kuitti on suorassa.
- Valaise tilaa tai käytä laitteen salamaa.
Kun kuva on otettu, laite yrittää tunnistaa kuvassa olevan kuitin ja näyttää esikatselun siitä mitä tunnistaa kuvassa kuitiksi. Drive prosessoi kuvaa automaattisesti korostaakseen dokumentin tekstiä, eli kuiteista ja teksteistä tulee erittäin selkeitä jos kuva onnistui. Esikatselun vaiheessa mitään ei olla vielä tallennettu ennen kun käyttäjä hyväksyy kuvan.
Jos kuitista ei saa selvää tai siitä puuttuu reunoista liikaa, napsauta alalaidassa olevaa kehän muotoista nuolta hyvätäksesi kuva ja ottaaksesi uusi. Jos dokumentissasi on useampia sivuja, napsauta plus-symbolia kuvataksesi dokumentin seuraava sivu. Ylälaidasta voit myös rajata tai muokata kuvaa ennen tallennusta. Jos haluat nimetä dokumentin tietyllä nimellä (oletusnimi tulee päivämäärästä), avaa valikko (valikko-näppäin tai ylälaidan ...-valikko) ja löydät uudelleennimeämisen.
Hyväksy lopuksi alalaidan oikean reunan hyväksymispainikkeella ja dokumentti tallennetaan Google Drive-palvelun juurihakemistoon PDF-dokumenttina.
Entä Windows Phone ja iPhone?
Sama toiminnallisuus ei ole Google Drivella saatavilla Windows Phone- tai iPhonen puolella. iPhonen Drive-sovellus osaa suoraan tallentaa kuvia kamerasta, mutta niitä ei käsitellä kuiteiksi sopivalla tavalla, eikä tallenneta PDF-muodossa. Windows Phonella hieman vastaavaan tulokseen päästään käyttäen OneDrive (ent. SkyDrive) sovellusta, mutta sekään ei käsittele kuitteja sopivalla tavalla tai tallenna PDF-muotoon.
Löysin joku aika sitten Windows Phonelle sellaisen sovelluksen kuin Office Lens. Ei tee ihan samaa kuin tuo Drive, mutta sen avulla voi napata kuvan kuitista ja se siirtyy näppärästi OneDrivelle OneNoten Quick Notes -sivulle. Myös siinä on mahdollisuus rajata kuvaa sen ottamisen jälkeen. Siinä on kolme eri toimintatilaa: Valokuva, luonnoslehtiö ja asiakirja. Toimintatilan valinnalla se pyrkii optimoimaan kuvaustilan niin, että tulos on paras mahdollinen. Olen sitä nyt jokusen kerran kokeillut, ja ihan näppärästi toimii!
VastaaPoistaPitääkin tutustua kunhan taas otan WP-laitteen käyttöön. OneDriven kautta kuvien synkkausta olenkin käyttänyt, mutta se ei ole ollut se näppärin, kuviakin kun ei prosessoida kuitille sopivasti.
Poistahttp://www.windowsphone.com/fi-fi/store/app/office-lens/5681f21c-f257-4d62-83f5-5341788a5077
PoistaTossa on esittely WP:n skannerista. Itsekin olen sitä kokeillut ja kyllä se näyttäisi osaavan hyvin suoristaa ja rajata kuvat automaattisesti
www.pilvimappi.com siinä on yhdistetty samalla kirjanpitäjille sopiva standardi, sillä kirjanpitäjät eivät halua kuitteja monella eri pilvipalvelukeksinnöllä vaan he haluavat heille tehdyn starndardin. 9,90e/kk ja kuitit saa kännykkään. pöytäkoneen usb:ssa toimiva dokumenttikuvauslaite kuuluu hintaan.
VastaaPoistaMeillä töissä on kirjanpitojärjestelmästä saatu sähköpostiosoite, johon lähetetyt kuitit menevät suoraan kirjanpitoon.Se on tuntunut käytännölliseltä eikä tarvitse noudattaa sen kummempaa standardia.
VastaaPoistaKaikilla ei ole vastaavaa järjestelmää. Plus omia henkilökohtaisia kuitteja on näin myös näppärä laittaa talteen.
PoistaSkannaako tämä pdf-kuvana vai ocr:n avulla tekstiksi? PDF ei tuo mitään lisäarvoa jollei tekstistä voi tehdä hakuja.
VastaaPoistaSuurin ongelmahan on myöhemmin löytää tarvittava kuitti.
Itse kaipaisin palvelua jonne puhelimella nopeasti kuvattu kuitti tallentuisi ja kuitteja voisi hakea tekstisisällön avulla. Takuukuitit yms. saisi talteen ja ne myös löytyisi myöhemmin, tarvitsematta käydä läpi kaikkia kuitteja yksitellen.
Ei skannaa OCR:n avulla. Tosin dokumentteihin voi lisätä avainsanoja löytämistä helpottamaan.
PoistaNopeasti tämä kyllä pelaa muuten ja dokkari tallentuu suoraan omaan Driveesi ja on saatavilla mistä tahansa. Takuukuitit on juuri näppärä säilöä näin sopivaan kansioon Drivessä.